Datenschutzerklärung für Partner, Besucher und betroffene Personen

Letzte Überarbeitung am  22.06.2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie und für welche Zwecke Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG und/oder ihre verbundenen Unternehmen aus dem Unternehmensverband Boehringer Ingelheim, in ihrer Eigenschaft als jeweiliger Verantwortlicher (nachfolgend "Boehringer Ingelheim", "wir", "uns"), Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in jedem Fall ausschließlich gemäß geltendem Recht (d. h. der Datenschutzgrundverordnung, "DSGVO"). Für die Kommunikation, die Bereitstellung von Informationen und Diensten sowie für die Zwecke in Verbindung mit der Geschäftsbeziehung werden personenbezogene Daten benötigt, z.B. Name, Kontaktdaten und Ihre Funktion.

English version of the Privacy policy for partners, visitors and data subjects.

1. PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE WIR MÖGLICHERWEISE VERARBEITEN

Die folgenden Datenkategorien können erfasst und verarbeitet werden:

a) Identifizierungsdaten, z.B. Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort (Besucher), nationale Kennziffer (Lkw-Fahrer), Fotos, Ausweisnummern, Video-Aufzeichnungen (Besuch in überwachten Bereichen), Benutzer-ID (Nutzung betrieblicher Anwendungen)

b) Anschriften und Kontaktdaten, z.B. Postanschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, organisatorische Daten wie etwa Unternehmen/Organisation, Abteilung, Funktion

c) Berechtigungen und ihre Nutzung, z.B. IP-Adressen oder Benutzerkonten für WLAN (Gastnetzwerk), Online-Dienste oder genutzte betriebliche Anwendungen, Führerscheinnummer (nur für Fahrer bei Gefahrguttransporten), biometrische Daten (nur so weit Biometrie als Zugangsmedium genutzt wird, z.B. bei sterilen Laboren)

d) Zeit und Anwesenheit, z.B. Tag des Besuches und Aufenthaltsdauer auf dem Firmengelände oder im Hinblick auf die Bereitstellung von Dienstleistungen

e) Aktivitäten, Aufgaben und Tätigkeiten, z.B. für Projekte, berufliche und fachliche Qualifikationen und Expertise, Fortbildungen, Schulungen

2. ZWECKE DER VERARBEITUNG

2.1 Kommunikation mit B2B-Kontaktpersonen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur:

• Allgemeine Kommunikation, z.B. zwecks Klärung von Fragen, Austausch von Informationen oder Terminvereinbarungen

• Abwicklung von Transaktionen, z.B. Zahlung, Rechnungsstellung und Vertragsmanagement

• Berechtigungs- und Identitätsmanagement für IT-Dienste, darunter technischer Support und Fehlerbehebung

• Beschwerdemanagement und Beilegung von Streitigkeiten, Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

• Dokumentation, z.B. von Besprechungen, Veranstaltungen und Vereinbarungen

• Kontrollen und Umfragen

• Bewertung der Zusammenarbeit mit Dienstleistern

• Logistik, z.B. Transport

• Organisatorische Kommunikation, z. B. Absatzförderung oder Produktentwicklung

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Partner (Art. 6 (1) b) DSGVO) oder die Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen zur Evaluierung unserer Zusammenarbeit und Durchsetzung unserer Rechte (Art. 6 (1) f) DSGVO).

2.2 Zutritts- und Anwesenheitskontrolle

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bei der Zutrittskontrolle zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Besucheradministration und zur Anwesenheitskontrolle. Dabei erheben wir regelmäßig Namen, geschäftlichen Kontaktdaten, Geburtstag, Geschlecht, Ausweisnummer, Logdaten und die Besuchszeiten. Die Ausweisnummer wird dabei auf die letzten acht Stellen verkürzt. In Einzelfällen erheben wir auch die Führerscheinnummer (nur für Fahrer bei Gefahrguttransporten) und biometrische Daten, wenn solche für den Zugang genutzt werden, z.B. bei sterilen Laboren. Für den Fall, dass Sie als Besucher die optionale Möglichkeit der Anmeldung über ein Besucheranmeldeterminal am Werkstor nutzen möchten, werden biometrische Daten (Foto) für die Feststellung Ihrer Identität durch das Terminal verarbeitet. Wenn Sie hierin einwilligen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), scannt das Terminal nach Auflegen Ihres Ausweises das Ausweisfoto. Die Kamera des Terminals fotografiert Sie und es wird automatisiert überprüft, ob die Personen auf den Fotos übereinstimmen. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der automatisierten Identitätsprüfung verarbeitet. Sie müssen diese Daten bereitstellen, da ohne diese personenbezogenen Daten kein Zutritt zum Betriebsgelände möglich ist und die Daten auf das zur Gewährleistung der Sicherheit zwingende Minimum reduziert ist. In Einzelfällen können wir die Daten auswerten, um zu überprüfen, wann unsere Partner bzw. deren Mitarbeiter auf unseren Betriebsgelände waren.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Sicherheit, der Besucheradministration und der Kontrolle der erbrachten Leistungen unserer Partner (Art. 6 (1) f) DSGVO).

2.3 Untersuchungen und Compliance

Wir können personenbezogene Daten im Verdachtsfall zur Aufklärung von Verstößen gegen vertragliche oder rechtliche Pflichten verarbeiten. In unserem Security-Case-Management-System werden Angaben zum Vorfall (Ablauf, mögliche Beweismittel) und den beteiligten Personen (Kontaktdaten zu Zeugen, Beteiligte, mögliche Täter) gespeichert. Das System löscht personenbezogene Daten automatisch nach drei Jahren, soweit nicht eine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht oder in Ausnahmefälle eine längere Speicherung erforderlich ist (z.B. aufgrund eines laufenden Gerichtsverfahrens). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Sicherheit, Aufklärung möglicher Verstöße gegen vertragliche und rechtliche Pflichten sowie der Kontrolle der Einhaltung solcher Pflichten (Art. 6 (1) f) DSGVO).

2.4 Weitere Zwecke

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn notwendig, zu folgenden weiteren Zwecken:

• Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 (1) f) DSGVO) wie unter 2.1 beschrieben und einschließlich der folgenden:

• Abschluss von Unternehmenstransaktionen (z.B. Umstrukturierung, Verkauf oder Abtretung von Vermögenswerten, Verschmelzung)

• Schutz, Durchsetzung und Verteidigung unserer Rechte und unserer Interessen

• Entwicklung von KI-Systemen

• Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen, Gerichtsbeschlüssen oder anderen verbindlicher behördlicher Entscheidungen (Art. 6(1)c) DSGVO) sowie Pharmakovigilanz (Art. 9 (2) i) DSGVO i.V.m. § 22 (1) c) BDSG).

3. ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

3.1 Meldepflichten gegenüber Regulierungsbehörden und Durchsetzung von Rechten

Um gesetzlichen Meldepflichten nachzukommen und unsere Rechte und/oder die Rechte Dritter zu schützen, können wir in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen personenbezogene Daten mit Rechteinhabern, Beratern und Gerichten sowie zuständigen Behörden teilen und die Daten diesen gegenüber offenlegen. (z.B. vorgeschriebene Meldungen bei Verdacht auf ein unerwünschtes Ereignis).

3.2 Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir beauftragen Dienstleiter, um Ihre personenbezogenen Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu verarbeiten. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag, entsprechend unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle gemäß dieser Datenschutzerklärung als sog. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

3.3 Boehringer Ingelheim Gesellschaften

Als Teil einer globalen Unternehmensgruppe binden wir andere Boehringer Ingelheim-Gesellschaften ein, die uns bei der Datenverarbeitung unterstützen (z.B. im Rahmen unserer Pharmakovigilanz-Pflichten zur Analyse und Bearbeitung gemeldeter möglicher Nebenwirkungen). Diese Konzerngesellschaften verarbeiten die Daten ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken als gemeinsame Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO.

3.4 Übermittlung an Dritte (Verantwortliche)

Wir übermitteln Daten an Vertragspartner, die Daten in eigener Verantwortung und zu eigenen Zwecken verarbeiten. Die Weitergabe erfolgt allein für in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Zwecke.

3.5 Andere pharmazeutische Unternehmen

Wir sind berechtigt, pharmakovigilanzbezogene Informationen, zu denen auch personenbezogene Daten zählen können, an andere pharmazeutische Unternehmen weiterzugeben, bei denen es sich um Marketing-, Vertriebs- oder sonstige Lizenzpartner der Boehringer Ingelheim Unternehmensgruppe handelt, wenn für ein Boehringer Ingelheim Produkt bestehende Pharmakovigilanz-Pflichten einen solchen Austausch von Sicherheitsinformationen erfordern. Jene Unternehmen verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag, nach unseren Anweisungen, unter unserer Kontrolle und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzinformation.

3.6 Datentransfer an Empfänger außerhalb der EU

Behörden, Dienstleister, Geschäftspartner und BI-Gesellschaften können personenbezogene Daten auch außerhalb der EU verarbeiten. In diesen Fällen achten wir auf ein angemessenes Datenschutzniveau zur Beachtung der Vorgaben des europäischen Rechts (dies geschieht normalerweise mithilfe von EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ggf. weiterer geeigneter Garantien). Sie können eine Kopie des Vertrages, der das angemessene Datenschutzniveau sicherstellt, bei unserem in den untenstehenden Kontaktinformationen genannten Datenschutzbeauftragten anfordern.

4. SPEICHERFRISTEN

Boehringer Ingelheim speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Das bedeutet beispielsweise, dass wir die Daten Ihres Nutzerkontos (Name, Login, Beruf etc.) so lange aufbewahren, bis Sie dieses löschen. Wenn darüber hinaus gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, haben diese Vorrang. Zum Teil haben wir Aufbewahrungsfristen bei den einzelnen Zwecken spezifiziert.

5. IHRE RECHTE

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre von Boehringer Ingelheim verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• in begründeten Fällen Löschung, Berichtigung oder Korrektur der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;

• unter bestimmten Umständen die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder an eine andere Person in einem üblichen Format zu verlangen;

• Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen;

• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind oder keine Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung vorhanden ist;

• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, soweit die Verarbeitung ausschließlich auf dem berechtigten Interesse von Boehringer Ingelheim beruht (Art. 6 (1) f) DSGVO). In diesem Fall werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Etwas anderes gilt für den Fall eines überwiegenden Interesses von Boehringer Ingelheim an der Datenverarbeitung. Der Nutzung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke können Sie jederzeit ohne weitere Interessenabwägung widersprechen.

Sie können einer erteilten Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, also ab Widerruf, widersprechen.

6. KONTAKT UND FRAGEN (BOEHRINGER INGELHEIM, AUFSICHTSBEHÖRDE)

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte an die folgende Adresse:

Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG

– Datenschutzbeauftragter –

Binger Straße 173

D-55216 Ingelheim am Rhein

Deutschland

E-Mail: datenschutz@boehringer-ingelheim.com

Bei Fragen und im Falle möglicher Bedenken gegen die Datenverarbeitung, können Sie sich zudem an eine Aufsichtsbehörde wenden. Zuständig für Boehringer Ingelheim ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34

55116 Mainz

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

7. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZINFORMATION

Diese Datenschutzerklärung kann durch uns von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Aktualisierungen werden auf unserer Website veröffentlicht und treten mit Veröffentlichung in Kraft.